최근의 금융 환경은 디지털 혁명으로 인해 빠르게 변화하고 있지만, 주주총회 소집 통보는 여전히 100% 우편으로 발송되고 있는 실정이다. 국회 정무위원회 소속 유동수 의원실에 따르면 국내 명의개서 대행 기관들은 전자주주명부나 전자통지 제도를 전혀 활용하지 않고 있다. 이들 기관은 주주 명부를 관리하고, 주주총회 소집 및 배당금 지급 등의 중요한 사실을 주주에게 전달하는 역할을 담당하고 있으며, 현재 한국예탁결제원, KB국민은행, 하나은행이 이러한 업무를 수행하고 있다.

하지만 우편으로 발송되는 종이 통지서로 인한 비용과 행정적 낭비가 막대한 것으로 나타났다. 유 의원실 조사에 따르면, 명의개서 대행 기관 3곳은 올해 들어 116억 원을 이 업무에 지출했으며, 2016년 이후 매년 평균 121억 원의 비용이 발생하고 있다. 통지서는 지난 9년간 약 2억7820만 건이 발송되었으며, A4 용지 두께인 0.1㎜를 기준으로 이 자료를 쌓으면, 높이가 555m에 달하는 롯데타워 50개를 쌓을 수 있는 양이 된다.

현행 상법 제363조에 따르면 주총 소집 통지를 이메일로 보낼 수 있는 법적 규정이 존재하지만, 실질적으로 활용된 예는 드물다. 대부분의 주주들이 증권 계좌를 개설할 때 이메일 주소를 기입하지 않기 때문이며, 실제로 이메일 주소를 수집한 주주는 0.55%에 불과하다. 이러한 문제를 해결하기 위해 상법 개정을 통해 스마트폰으로 전자문서를 발송하는 '전자 고지' 방식이 도입되어야 한다는 목소리가 커지고 있다. 스마트폰 사용의 보편화에 따라 전자 고지의 효과는 더욱 높아질 것으로 예상된다.

한국예탁결제원 측은 "이메일 주소의 수집이 불완전하고 미열람 가능성이 높기 때문에 이메일을 통한 주주 통지는 주주권리 행사에 취약하다"며 "스마트폰을 통한 전자 고지는 법적으로 등기우편과 동일한 송달 효력을 가지므로 주주권리 행사 강화에 유리하다"고 설명했다. 현재 주총 소집 통지 전자화를 골자로 한 상법 개정이 논의되고 있으며, 유 의원은 우편 통지 발송이 ESG(환경, 사회적 책임, 투명경영) 기조와 디지털 금융 흐름에 반한다고 강조하였다. 그는 "전자투표 서비스가 점차 증가하고 있는 만큼, 명의개서 통지 또한 현대적 흐름에 맞춰 나가야 한다"고 덧붙였다.