디지털 금융 시대가 도래했음에도 불구하고 한국에서는 주주총회 소집 통지서 등 중요한 서류가 여전히 100% 우편으로 발송되고 있는 현실이 드러났다. 국회 정무위원회 소속 유동수 의원실의 조사에 따르면, 현재 국내 명의개서대행 기관 중 전자주주명부나 전자통지 시스템을 이용하고 있는 곳은 전무하다. 이 기관들은 주주 명부를 관리하고 주총 소집 통지, 배당금 안내 등의 역할을 수행하고 있으며, 한국예탁결제원, KB국민은행, 하나은행 등 세 곳이 이에 해당된다.

종이 통지서를 통한 주총 소집 및 배당 announced과 관련된 비용은 해마다 상당한 금액을 차지하고 있다. 유 의원실에 따르면, 명의개서대행 기관 3곳은 올해 들어서만 116억 원을 해당 업무에 지출하였으며, 2016년부터 연평균 약 121억 원의 비용이 소요된 것으로 집계되었다. 2016년부터 최근까지 발송된 주총 소집, 배당 통지서의 수량은 약 2억7천만 건에 이른다. 이러한 양을 A4 용지 기준으로 쌓아보면, 555m 높이의 롯데타워를 50개 필요한 수준으로, 막대한 자원 낭비가 이루어지고 있음을 알려준다.

현재 상법 363조는 이메일을 통한 주총 소집 통지를 허용하고 있으나, 실제로는 이를 활용하지 못하는 상황이다. 이는 주주들이 증권 계좌 개설 시 이메일 주소를 입력하지 않거나, 입력된 이메일 주소가 유효하지 않은 경우가 많기 때문이다. 예탁결제원 조사에 따르면, 이메일 주소를 수집한 비율은 전체 주주의 0.55%에 불과하다. 이에 따라 휴대폰으로 전자문서를 발송할 수 있는 '전자고지' 방식의 필요성이 대두되고 있다. 스마트폰 사용자가 증가하는 현대 사회에서 이 방식의 유효성은 더욱 높아질 것으로 기대된다.

예탁결제원 측은 “이메일 주소 수집이 실효성을 잃고 미열람 가능성이 높아, 이를 통한 주주 통지 시 주주 권리 행사에 취약하다”고 설명하며, “스마트폰을 통한 전자고지는 법적으로 등기우편과 동일한 효력을 지니게 된다”고 강조했다. 현재 주총 소집 통지의 전자화를 목표로 하는 상법 개정이 논의되고 있다.

유 의원은 "명의개서 통지를 우편으로 발송하는 것은 ESG(환경·사회·지배구조) 원칙과 디지털 금융의 흐름에 역행하는 행정"이라고 지적하며, "전자투표 서비스가 증가하는 추세에 따라 명의개서 통지 또한 시대에 맞춰 변화해야 한다"고 주장했다. 또한 일부 기업들은 기존의 우편 발송을 줄이는 방법으로 삼성전자를 예로 들 수 있다. 삼성전자는 지난해부터 주총 우편 발송을 전면 중단하고, 전자공시시스템(DART)과 자사 웹사이트를 통해 통지를 대신하고 있다. 이로 인해 약 3500만 장의 종이를 절감할 수 있었으며, 이는 30년생 원목 3000그루를 보호하는 효과를 가져왔다.

앞으로도 전자고지 방식의 도입과 상법 개정은 필수적인 과제로 떠오르고 있으며, 디지털 시대의 흐름을 반영한 변화가 필요하다는 목소리가 이어질 것으로 예상된다.